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Wann und wie nutzt ihr eure Timeouts?

So können euch Teammeetings helfen, besser zu arbeiten.

Author

Benjamin Quiring
26 Feb • Lesezeit 9 Minuten

Verbleibende Lesezeit in Minuten

Hallo liebe Medienmacher:innen,
liebe New Work Enthusiast:innen,
liebe „Irgendwas mit Medien“-Interessierte,
liebe alle,

nachdem es in der vergangenen Crunchtime-Ausgabe um Rollen, Entscheidungen und Fehler ging, widmen wir uns heute Timeouts. 

Und weil die Basketball-Analogie der verschiedenen Rollen überraschend viel positives Feedback ergeben hat (vielen Dank für eure Mails und Nachrichten auf LinkedIn!), gibt’s direkt den nächsten Vergleich.

Nicht wundern: Ich werde ausschließlich von Timeout(s) sprechen, da der deutsche Begriff „Auszeit“ zu einem Missverständnis mit Urlaub oder Freizeit führen könnte. Es geht mir um Timeouts im Sinne von (kurzen) Teammeetings.

Beim Basketball hat jede Mannschaft 2 Timeouts in der ersten Halbzeit. Hinzu kommen 3 Timeouts in der zweiten Halbzeit, außer die verbleibende Spielzeit beträgt 2 Minuten oder weniger, dann sind nur noch 2 Timeouts möglich. Ein Timeout dauert 60 Sekunden und muss von Coach:in oder Assistent-Coach:in per Blickkontakt und Handzeichen (beide Hände formen ein T) bei den Schiedsrichter:innen angemeldet werden. Nicht genommene Timeouts werden nicht auf die kommende Halbzeit übertragen.

Aufgrund der kurzen Zeit müssen Timeouts effektiv genutzt und untereinander klar kommuniziert werden.

Timeouts werden beim Basketball üblicherweise genutzt, um:

  • Spieler:innen eine Pause zu geben und über das bisherige Spiel zu sprechen

  • Den Spielfluss der gegnerischen Mannschaft zu unterbrechen

  • Spielzüge und Taktik zu besprechen

  • Fehler und wie Dinge besser laufen können zu besprechen

  • Das Team zu loben und zu motivieren

  • Individualgespräche zwischen Coach:in und Point Guard oder mit einzelnen Spieler:innen

  • …

Auf die Arbeitswelt übertragen lauten die Fragen also: Wann und wie nutzt ihr Timeouts in eurem Team? Werden genügend Timeouts genommen? Und werden die Timeouts sinnvoll genutzt?

Ideen und Impulse dazu folgen jetzt.

Let’s go!

Liebe Grüße
Benni

What's the play today?

Timeouts nehmen und gestalten

Ich höre heutzutage immer wieder aus unterschiedlichen Teams, dass es kaum Timeouts, also Meetings gibt, in denen über das Team, die aktuelle Performance, Fehler, die Gesundheit oder auch abseitige Themen gesprochen wird. Mich verwundert das. Und aufgrund immer komplexer werdender Abläufe, kurzfristiger Anpassungen und verschiedenen Projekten denke ich, dass Timeouts enorm hilfreich sein können. Wie immer gibt es aber keine Schablone, die auf alle Teams übertragbar ist. Deshalb sollte jedes Team individuell schauen, welche Timeouts sinnvoll sein können. Und dann einfach ausprobieren.

Tipps und Beispiele für zielführende Timeouts

Ein häufig genannter Grund für keine festen Timeouts ist immer wieder: zu viele andere Termine und keine Zeit. Hier gilt es also anzufangen: Müssen die anderen Termine tatsächlich alle sein? Sind sie (weiterhin) sinnvoll? Wo kann Zeit gespart werden, die für Timeouts genutzt werden kann?

Weitere Fragen, die ihr mit eurem Team im Anschluss beantworten solltet, lauten: Welche Formen eines Timeouts sind für euch hilfreich? Was soll darin besprochen werden? In welchem Turnus soll das Timeout stattfinden? Wer moderiert das Timeout?

Der Turnus eines Timeouts hängt aus meiner Sicht vor allen Dingen davon ab, wie schnelllebig eure Aufgaben und Jobs sind und mit vielen verschiedenen Kolleg:innen oder Rollen ihr arbeitet. Die Faustregel lautet somit: Je schnelllebiger, desto häufiger oder regelmäßiger sollten Timeouts wahrscheinlich stattfinden.

Täglich, wöchentlich, monatlich…

Wechseln bei euch täglich Rollen oder Aufgaben, ist das Daily eine beliebte Form. Das findet bestenfalls früh zum Tagesbeginn statt, sobald die meisten Kolleg:innen erreichbar sind. Solltet ihr einen hohen Planungsaufwand haben, bietet ein kurzes Meeting am Nachmittag für den Blick auf den kommenden Tag eine gute Möglichkeit für Vorbereitungen und Absprachen.

Dailys können von Tagesverantwortlichen oder auch in Rotation durchs Team moderiert werden. Ebenso können Teamleads nahezu jede Form von Timeout moderieren. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass die Beteiligung häufig steigt, wenn Meetings gerade nicht von Teamleads geleitet werden.

Und denkt daran: Timeouts sind kurz und es wird so präzise wie möglich kommuniziert. Hierzu kann es helfen, wenn ihr gemeinsam im Team den genauen Ablauf eines Timeouts festlegt: Welche Infos müssen unbedingt geteilt werden? Welche Fragen sind zu klären? Welche Krankheitsausfälle gibt es gerade? Wer braucht besondere Unterstützung? Wo liegen Schwerpunkte?

Midjourney / Benjamin Quiring

Neben den täglichen Timeouts gibt es häufig wöchentliche Timeouts. Ein ausführliches Teammeeting, in dem die vergangene oder anstehende Woche besprochen und auch geschaut wird, wie es allen im Team gerade geht, ist hier ein beliebtes Beispiel. Ebenso eigenen sich wöchentliche Meetings für Projektupdates, da immer erst eine Zeit lang dauern kann, bis es neue Entwicklungen gibt.

Und so könnt ihr die Zeiträume stückweise weiten: alle zwei Wochen, einmal im Monat, einmal im Quartal, einmal im Halbjahr usw.

Je länger die jeweiligen Timeouts auseinanderliegen, umso grundsätzlicher und ausführlicher sollten die jeweiligen Meetings sein: Ändert sich etwas in Workflows oder in der Strategie? Kommen neue Menschen ins Team? Verlassen Kolleg:innen das Team?

Vor besonderen Projekten empfiehlt es sich, einen gesonderten Kickoff mit allen Beteiligten zu machen und darin auch projektbezogene Timeouts einzuplanen. Zum Ende des Projekts sollte es unbedingt eine Nachbesprechung geben, in der das Projekt besprochen, Fehlerquellen und Schwierigkeiten oder Lösungen für zukünftige Projekte festgehalten werden.

Und selbstverständlich ist es jederzeit auch möglich, ad-hoc ein Timeout für das Team einzuberufen, wenn es besondere Situationen oder Herausforderungen zu besprechen gibt.

Timeout

Auch in diesem Newsletter gibt es ein ritualisiertes Timeout, um eine kurze Pause zu machen und nachzudenken.

Heute habe ich folgende Frage für euch:

An welcher Stelle könnte eurem Team ein Timeout weiterhelfen und was soll darin besprochen werden?

Work in Progress

Love for the game

Das Media Lab Bayern sucht für das Media Lab Innovation Festival am 11. und 12. Juni passende Coach:innen und Impulsgeber:innen. Der Call for Partizipation gilt bis zum 15. März.

Das Netzwerk Recherche veranstaltet am 19. und 20. Juli in Hamburg die Jahreskonferenz #NR24. Weitere Infos und Tickets gibt es hier.

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Timeout-Moment

Heute mal kein Crunchtime-Moment, sondern passend zum Rest ein sehr außergewöhnliches Timeout im Spiel der Los Angeles Clippers gegen die Dallas Mavericks vor einigen Jahren.

Doc Rivers, Trainer der Clippers, nimmt knapp 10 Sekunden vor Spielende eine Auszeit. Mit seinem Team zu besprechen gibt es nichts: Das Spiel ist durch, LA führt mit 9 Punkten und wird gewinnen.

Stattdessen nimmt sich Rivers das Stadionmikrofon und richtet sich an die heimischen Fans, um den gegnerischen Power Forward Dirk Nowitzki zu ehren: „Applaudiert für Dirk Nowitzki, einen der besten Spieler aller Zeiten“, fordert der Coach das Publikum auf. Die Halle stimmt zu.

Die Liebe und der Respekt geht über Teamgrenzen hinaus. Ganz großer Sport!